Documentacion y Novedades Administrativas
Vacaciones
Las vacaciones son un periodo de 15 días hábiles de descanso a que tienen derecho los funcionarios de la Contraloría General de la República, por cada año de servicios. Pueden ser otorgadas de oficio o a petición del interesado.
Según el Acuerdo Colectivo para el Mejoramiento de las Condiciones Laborales de los Empleados Públicos de la Contraloría General de la República 2021-2023. Los funcionarios de la Contraloría General tendrán derecho a disfrutar su periodo de vacaciones, una vez causado, indicando la fecha a partir de la cual desean iniciar su disfrute o, si por el contrario, se acoge a alguno de los periodos determinados en el citado Acuerdo.
- Primero: Entre el 1 de junio y el 31 de julio
- Segundo: Entre el 1 de diciembre y el 30 de diciembre
Los funcionarios a quienes les sean aplazadas o interrumpidas las vacaciones podrán solicitar el disfrute de los días restantes dentro de los cuatro (4) años civiles siguientes en el periodo o momento que el funcionario lo requiera.
Para el disfrute de las vacaciones en cualquiera de los meses del año, el funcionario solicitante y su jefe inmediato, deben dar cumplimiento a las instrucciones establecidas en el memorando 2022IE0006911 del 25 de enero de 2022 – Formato solicitud vacaciones
Las vacaciones se pueden interrumpir o aplazar, bajo ciertas condiciones.
- Interrupciones de vacaciones
- Se producen una vez iniciado el disfrute
- Se decretan por el jefe de la entidad o quien designe
- Se ordenan únicamente mediante resolución motivada
Proceden únicamente por:
- Necesidad del servicio
- Incapacidad por enfermedad o accidente de trabajo
- Licencia de maternidad y paternidad
- Otorgamiento de comisión (solo casos especiales)
- Llamamiento a filas
- Licencia por Luto
- Aplazamiento de vacaciones
- Se concede únicamente por necesidades del servicio
- Sin haber iniciado el disfrute
- Decretado por el jefe de la entidad, o quien designe, mediante Resolución motivada
La Bonificación por recreación es para quienes disfruten las vacaciones dentro del año siguiente a la fecha en que se causan.
- Solamente el Gerente de Talento Humano puede ordenar la interrupción y la reanudación de vacaciones, mediante resolución motivada.
- Las solicitudes de vacaciones con pago dentro de los periodos colectivos deben radicarse en los términos y fechas estipuladas en el memorando que se emite para tal fin.
- Las solicitudes de vacaciones con pago, fuera de los periodos colectivos, deben radicarse hasta el quinto día calendario del mes anterior al inicio del disfrute programado.
- Las solicitudes de vacaciones sin pago (interrupciones, disfrutes, aplazamientos) deben radicarse mínimo cinco (5) días hábiles antes de la fecha afectada (recomendamos que se radiquen con diez días hábiles de anticipación). Las certificaciones se radican 10 días hábiles antes.
- El aplazamiento de 15 días de vacaciones concedidos para después del año civil de su causación genera el reintegro de la bonificación de recreación que se haya pagado.
- Solo se pueden aplazar hasta las vacaciones de dos años de servicio.
- Los disfrutes autorizados a causa de vacaciones interrumpidas deben efectuarse en las fechas autorizadas por la resolución, bajo riesgo de perderlos si no existe otra resolución previa que los modifique.
- La licencia por luto interrumpe las vacaciones y una vez cumplida la misma se reanudarán estas últimas.
- Cuando las vacaciones son interrumpidas por una incapacidad nose corren automáticamente, sino que requieren una resolución motivada antes de disfrutarlas. Por tanto se debe adjuntar la resolución que reconoce la incapacidad, solicitar el disfrute con tiempo y recibir la notificación que lo autoriza.
- Los ausentismos no remunerados postergan, por igual término, el año de servicios de causación de vacaciones.
- Luego de una Comisión Externa de Libre Nombramiento y Remoción el funcionario debe entregar los soportes correspondientes para el ajuste de sus fechas de causación de vacaciones (tiempos laborados y prestaciones pagadas).
- Las reprogramaciones son para cambio de fechas únicamente antes de que exista la resolución que concede vacaciones. Es decir, durante la programación de las fechas solicitadas en las planillas. Ver más artículos del 85 al 90 del Estatuto de Personal
Permisos
El artículo 33 de la Ley 734 de 2002, señala que es un derecho de los servidores públicos obtener permisos y disfrutar de estímulos conforme a las disposiciones legales vigentes.
La concesión de permisos especiales para participar en actividades sociales, culturales, cívicas, educativas, deportivas y/o recreativas, debe entenderse como un estímulo personal, sujeto al desempeño y esfuerzo del funcionario en el ejercicio de sus funciones, y la autorización de los mismos está orientada al desarrollo integral del recurso humano.
Los permisos pueden ser por horas y hasta por tres días, y permisos especiales.
- Permisos hasta por dos días
Estos permisos pueden ser autorizados por el jefe inmediato del empleado que lo solicita. Para tal fin deben diligenciar el formato establecido.
- Permisos por tres días
Se conceden a todos los servidores públicos al servicio de la CGR, por calamidad doméstica y/o justa causa. Corresponde al nominador o a su delegado la facultad de autorizar o negar los permisos.
Cuando el permiso sea por una calamidad domestica el empleado deberá informar inmediatamente la situación, y una vez se reincorpore al ejercicio de sus funciones justificar ante el nominador o el delegado el motivo que la originó con los sopores necesarios para demostrarla, quien determinará si existió mérito suficiente para la ausencia laboral. De no existir mérito suficiente se procederá a descontar los salarios por el día o días no laborados. Formato solicitud permisos
- ¿Qué se considera justa causa?
Se entiende por justa causa todas aquellas situaciones en que se encuentre el empleado y cuyas circunstancias sean tales que le impidan física o moralmente asistir al trabajo.
Cuando el permiso sea por tres (3) días el competente para autorizarlo en el nivel central es el Director de Gestión de Talento Humano, previo visto bueno del jefe inmediato del empleado, y en el nivel desconcentrado podrá hacerlo el Gerente Departamental, enviando de manera inmediata a la Dirección de Gestión de Talento Humano, los soportes de la legalización de los permisos para ser archivados en las respectivas hojas de vida.
Para el caso de los Gerentes Departamentales o Contralores Provinciales el permiso lo concede el Contralor General de la República o el Gerente del Talento Humano.
- Otros permisos
Se otorgan para participar en actividades sociales, culturales, cívicas, educativas, deportivas y/o recreativas. Estos permisos deben ser soportados mediante certificación expedida por la institución competente o información que se baje de las páginas de internet respectiva, y solicitados mediante oficio.
Los empleados la CGR pueden solicitar además permisos sindicales, permiso académico compensado y permiso para ejercer la docencia universitaria.
Cuando el permiso sea solicitado por un funcionario del nivel directivo, podrá autorizarlo el jefe inmediato. En el caso de los gerentes departamentales podrá autorizarlo el Contralor General de la República y/o el Gerente de Talento Humano. Ver más artículos 68 al 72 Estatuto de Personal)
Incapacidades y Licencias
- Incapacidades por enfermedad general:
Son aquellas que expide el profesional de la salud como resultado de un episodio patológico que padece el funcionario en un momento determinado.
Estas podrán ser expedidas por el término que considere el profesional de la salud y deben ser remitidas a la Dirección de Gestión de Talento Humano, con Sigedoc.
Se deberá realizar la trascripción de la incapacidad por parte del funcionario cuando así lo establezca la EPS.
- Incapacidades por accidente laboral
Son aquellas que se otorgan por un accidente laboral. Estas incapacidades deben allegarse a la Dirección de Gestión de Talento Humano, con Sigedoc, previo reporte a la Administradora de Riesgos Laborales (ARL), por parte del Grupo de Seguridad y Salud en el Trabajo, con el fin de obtener el reconocimiento por parte ARL.
Estas incapacidades se reconocerán con el 100% del salario devengado.
- Incapacidades por enfermedad laboral
Este tipo de incapacidades también deben ser remitidas con Sigedoc a la Dirección de Gestión de Talento Humano, para obtener el reconocimiento por parte de la ARL, previa calificación del origen de la enfermedad.
Estas incapacidades se reconocerán con el 100% del salario devengado
Liquidación incapacidades por enfermedad laboral
De acuerdo con lo establecido en la normatividad vigente, estarán a cargo de los respectivos empleadores las prestaciones económicas correspondientes a los dos (2) primeros días de incapacidad laboral originada por enfermedad general, tanto en el sector público como en el privado; a partir del día tres (3) de incapacidad y hasta por 180 días, el reconocimiento y pago de las incapacidades corresponderá a la Empresa Promotora de Salud EPS, así: Las 2/3 partes del salario, esto es, el 66%, durante los noventa (90) días y la mitad del salario, es decir, el 50%, por el tiempo restante.
Pasados los 180 días el funcionario es retirado de la nómina (pero sigue vinculado a la entidad) y, en principio el pago de las incapacidades, queda a cargo del Fondo de Pensiones.
Sobre el particular, cabe indicar que a través de la providencia T-200 de 2017 se sintetizó el régimen de pago de incapacidades por enfermedades de origen común de la siguiente manera [92]:
| Periodo | Entidad obligada | Fuente normativa |
| Día 1 a 2 | Empleador | Artículo 1 del Decreto 2943 de 2013 |
| Día 3 a 180 | EPS | Artículo 1 del Decreto 2943 de 2013 |
| Día 181 hasta un plazo de 540 días | Fondo de Pensiones | Artículo 52 de la Ley 962 de 2005 |
| Día 541 en adelante | EPS | Artículo 67 de la Ley 1753 de 2015 |
La Contraloría General de la República, a través de la Dirección de Gestión del Talento Humano, efectúa el trámite de liquidación de las licencias de incapacidades por enfermedad general, accidente de trabajo, enfermedad laboral, maternidad y paternidad, para efectuar el recobro ante las EPS y la ARL.
Liquidación en las incapacidades por enfermedad profesional o accidente de trabajo
La licencia por enfermedad laboral o accidente de trabajo no interrumpe el tiempo de servicio.
En caso de incapacidad comprobada para desempeñar sus labores, expedida por profesionales de la salud de la ARL que ampara el riesgo, ocasionada por enfermedad laboral o accidente de trabajo, los empleados o trabajadores tendrán derecho a que la respectiva administradora de riesgos laborales le pague el sueldo o salario completo durante 180 días, que se pueden prorrogar por otros 180 días.
Si la incapacidad supera los 360 días, se debe iniciar un proceso para determinar el grado de invalidez o el estado de incapacidad permanente.
Es enfermedad laboral la contraída como resultado de la exposición a factores de riesgo inherentes a la actividad laboral o del medio en el que el trabajador se ha visto obligado a trabajar. El Gobierno Nacional, determinará, en forma periódica, las enfermedades que se consideran como laborales y en los casos en que la enfermedad no figure en la tabla de enfermedades laborales, pero se demuestre la relación de causalidad con los factores de riesgo ocupacional será reconocida como enfermedad laboral, conforme a lo establecido en las normas legales vigentes. Ver más información artículo 62 Estatuto de Personal
Las licencias que se podrán conceder a los funcionarios de la Contraloría General de la República se clasifican en:
- Licencia ordinaria
Es aquella que se otorga al empleado por solicitud propia y sin remuneración, hasta por 60 días al año, continuos o discontinuos. Podrá prorrogarse hasta por 30 días hábiles más.
La solicitud de licencia ordinaria o de su prórroga deberá realizarse por escrito al nominador y acompañarse de los documentos que la justifiquen, cuando se requiera. Ver más artículo 57 Estatuto de Personal. (Formato único solicitud licencias ordinarias)
- Licencia no remunerada para adelantar estudios
Se otorga al empleado para separarse del empleo, por solicitud propia y sin remuneración para cursar estudios de educación formal y para el trabajo y el desarrollo humano por un término que no podrá ser superior a 12 meses, prorrogable por un término igual hasta por dos (2) veces. Ver más Artículo 58 Estatuto de Personal.
Suspensión licencias no remuneradas
En cualquier momento el funcionario podrá interrumpir el periodo a disfrutar prescindiendo del visto bueno del jefe inmediato para dicho procedimiento. Bastará con en el envío de una comunicación a la Gerencia del Talento Humano.
Efectos licencias no remuneradas
El tiempo que dure la licencia no remunerada no es computable como tiempo de servicio activo y durante el mismo no se pagará la remuneración asignada para el empleo, por lo tanto, el periodo de las misma no se computa para la causación de las prestaciones ni de las vacaciones. Sin embargo la entidad deberá seguir pagando los aportes al Sistema Integral de Seguridad Social, en la proporción que por ley le corresponda.
- Licencia para actividades deportivas
La licencia remunerada para actividades deportivas se concederá a los servidores públicos que sean seleccionados para representar al país en competiciones o eventos deportivos internacionales en calidad de deportistas, dirigentes, personal técnico y auxiliar, científico y de juzgamiento. Ver más artículo 60 Estatuto de Personal.
- Licencia por enfermedad por riesgo común
Se otorga en caso de enfermedad ocasionada por riesgo común comprobada para desempeñar las labores. Ver más articulo 61 Estatuto de Personal.
- Licencia por enfermedad profesional o accidente de trabajo
Se concede en caso de incapacidad comprobada para desempeñar sus labores, expedida por profesionales de la salud de la ARL que ampara el riesgo, ocasionada por enfermedad laboral o accidente de trabajo.
La licencia por enfermedad laboral o accidente de trabajo no interrumpe el tiempo de servicio. Ver más artículo 62 Estatuto de Personal.
- Licencia por maternidad
Comprende un periodo de 18 semanas y una vez ocurrido el parto deberá aportar a la Dirección de Gestión de Talento Humano, el certificado expedido por la EPS, de la licencia de maternidad.
Además de los siguientes documentos:
- Copia del Certificado de Nacido vivo
- Copia del Registro Civil de Nacimiento
- Copia de la Historia Clínica o Epicrisis donde aparezca la fecha probable del parto.
Cuando el parto se presenta de manera múltiple la licencia se extenderá por dos semanas más. Si el parto ocurre de manera prematura se tendrá en cuenta la diferencia entre la fecha de gestación y el nacimiento a término, las cuales serán sumadas a las 18 semanas.
Si la madre es adoptante o el padre queda a cargo del recién nacido sin apoyo de la madre, por enfermedad, abandono o muerte, tendrá derecho a todas las provisiones y garantías establecidas para la madre biológica, en los mismos términos y cuando fuere procedente, asimilando la fecha del parto a la de la entrega oficial del menor que se ha adoptado, o del que adquiere custodia justo después del nacimiento. La Contraloría General de la República le concederá al funcionario una licencia de duración equivalente al tiempo que falta para expirar el periodo de la licencia posterior al parto concedida a la madre.
Estas licencias se reconocerán con el salario que devengue al momento de iniciar su licencia. Ver más artículo 63 Estatuto de Personal
- Licencia por paternidad
El padre tendrá derecho a dos semanas de licencia remunerada de paternidad. Opera por los hijos nacidos del cónyuge o de la compañera permanente así como para el padre adoptante, siempre y cuando se haya cotizado 270 días del embarazo de la madre.
Para lo cual deberá remitir el certificado de nacido vivo, el Registro Civil de Nacimiento, fotocopia de la Cédula de Ciudadanía y copia de la historia Clínica de la madre donde aparezca la fecha probable de parto, documentos que deberán presentarse ante la EPS a más tardar dentro de los 30 días siguientes a la fecha de nacimiento del menor. Estará a cargo de la EPS. Ver más artículo 64 – Estatuto de Personal
- Licencia Paternal Flexible de tiempo parcial
La madre y/o padre podrán optar por una licencia parental flexible de tiempo parcial, en la cual, podrán cambiar un periodo determinado en su licencia de maternidad o paternidad por un periodo de trabajo de medio tiempo, equivalente al doble del tiempo correspondiente al periodo de tiempo seleccionado. Esta licencia en el caso de la madre, es independiente del permiso de lactancia. Ver más artículo 65 – Estatuto de Personal.
- Licencia por Luto
Los servidores públicos de la Contraloría General de la República tendrán derecho a una licencia por luto, por un término de cinco (5) días hábiles, contados a partir del fallecimiento de su cónyuge, compañero o compañera permanente o de un familiar hasta el grado segundo de consanguinidad, primero de afinidad y segundo civil, de acuerdo con lo establecido en la Ley 1635 de 2013, o las normas que la modifiquen o adicionen.
Una vez ocurrido el hecho que genere la licencia por luto el empleado deberá informarlo a la Dirección de Gestión de Talento Humano, la cual deberá conferir la licencia mediante acto administrativo motivado. El servidor deberá presentar dentro de los 30 días siguientes, la documentación que la soporta el hecho en los términos del artículo 1º de la Ley 1635 de 2013. Ver más artículos 66 y 67 – Estatuto de Personal
Las licencias que se podrán conceder a los funcionarios de la Contraloría General de la República se clasifican en:
- Licencia ordinaria
Es aquella que se otorga al empleado por solicitud propia y sin remuneración, hasta por 60 días al año, continuos o discontinuos. Podrá prorrogarse hasta por 30 días hábiles más.
La solicitud de licencia ordinaria o de su prórroga deberá realizarse por escrito al nominador y acompañarse de los documentos que la justifiquen, cuando se requiera. Ver más artículo 57 Estatuto de Personal. (Formato único solicitud licencias ordinarias)
- Licencia no remunerada para adelantar estudios
Se otorga al empleado para separarse del empleo, por solicitud propia y sin remuneración para cursar estudios de educación formal y para el trabajo y el desarrollo humano por un término que no podrá ser superior a 12 meses, prorrogable por un término igual hasta por dos (2) veces. Ver más Artículo 58 Estatuto de Personal.
Suspensión licencias no remuneradas
En cualquier momento el funcionario podrá interrumpir el periodo a disfrutar prescindiendo del visto bueno del jefe inmediato para dicho procedimiento. Bastará con en el envío de una comunicación a la Gerencia del Talento Humano.
Efectos licencias no remuneradas
El tiempo que dure la licencia no remunerada no es computable como tiempo de servicio activo y durante el mismo no se pagará la remuneración asignada para el empleo, por lo tanto, el periodo de las misma no se computa para la causación de las prestaciones ni de las vacaciones. Sin embargo la entidad deberá seguir pagando los aportes al Sistema Integral de Seguridad Social, en la proporción que por ley le corresponda.
- Licencia para actividades deportivas
La licencia remunerada para actividades deportivas se concederá a los servidores públicos que sean seleccionados para representar al país en competiciones o eventos deportivos internacionales en calidad de deportistas, dirigentes, personal técnico y auxiliar, científico y de juzgamiento. Ver más artículo 60 Estatuto de Personal.
- Licencia por enfermedad por riesgo común
Se otorga en caso de enfermedad ocasionada por riesgo común comprobada para desempeñar las labores. Ver más articulo 61 Estatuto de Personal.
- Licencia por enfermedad profesional o accidente de trabajo
Se concede en caso de incapacidad comprobada para desempeñar sus labores, expedida por profesionales de la salud de la ARL que ampara el riesgo, ocasionada por enfermedad laboral o accidente de trabajo.
La licencia por enfermedad laboral o accidente de trabajo no interrumpe el tiempo de servicio. Ver más artículo 62 Estatuto de Personal.
- Licencia por maternidad
Comprende un periodo de 18 semanas y una vez ocurrido el parto deberá aportar a la Dirección de Gestión de Talento Humano, el certificado expedido por la EPS, de la licencia de maternidad.
Además de los siguientes documentos:
- Copia del Certificado de Nacido vivo
- Copia del Registro Civil de Nacimiento
- Copia de la Historia Clínica o Epicrisis donde aparezca la fecha probable del parto.
Cuando el parto se presenta de manera múltiple la licencia se extenderá por dos semanas más. Si el parto ocurre de manera prematura se tendrá en cuenta la diferencia entre la fecha de gestación y el nacimiento a término, las cuales serán sumadas a las 18 semanas.
Si la madre es adoptante o el padre queda a cargo del recién nacido sin apoyo de la madre, por enfermedad, abandono o muerte, tendrá derecho a todas las provisiones y garantías establecidas para la madre biológica, en los mismos términos y cuando fuere procedente, asimilando la fecha del parto a la de la entrega oficial del menor que se ha adoptado, o del que adquiere custodia justo después del nacimiento. La Contraloría General de la República le concederá al funcionario una licencia de duración equivalente al tiempo que falta para expirar el periodo de la licencia posterior al parto concedida a la madre.
Estas licencias se reconocerán con el salario que devengue al momento de iniciar su licencia. Ver más artículo 63 Estatuto de Personal
- Licencia por paternidad
El padre tendrá derecho a dos semanas de licencia remunerada de paternidad. Opera por los hijos nacidos del cónyuge o de la compañera permanente así como para el padre adoptante, siempre y cuando se haya cotizado 270 días del embarazo de la madre.
Para lo cual deberá remitir el certificado de nacido vivo, el Registro Civil de Nacimiento, fotocopia de la Cédula de Ciudadanía y copia de la historia Clínica de la madre donde aparezca la fecha probable de parto, documentos que deberán presentarse ante la EPS a más tardar dentro de los 30 días siguientes a la fecha de nacimiento del menor. Estará a cargo de la EPS. Ver más artículo 64 – Estatuto de Personal
- Licencia Paternal Flexible de tiempo parcial
La madre y/o padre podrán optar por una licencia parental flexible de tiempo parcial, en la cual, podrán cambiar un periodo determinado en su licencia de maternidad o paternidad por un periodo de trabajo de medio tiempo, equivalente al doble del tiempo correspondiente al periodo de tiempo seleccionado. Esta licencia en el caso de la madre, es independiente del permiso de lactancia. Ver más artículo 65 – Estatuto de Personal.
- Licencia por Luto
Los servidores públicos de la Contraloría General de la República tendrán derecho a una licencia por luto, por un término de cinco (5) días hábiles, contados a partir del fallecimiento de su cónyuge, compañero o compañera permanente o de un familiar hasta el grado segundo de consanguinidad, primero de afinidad y segundo civil, de acuerdo con lo establecido en la Ley 1635 de 2013, o las normas que la modifiquen o adicionen.
Una vez ocurrido el hecho que genere la licencia por luto el empleado deberá informarlo a la Dirección de Gestión de Talento Humano, la cual deberá conferir la licencia mediante acto administrativo motivado. El servidor deberá presentar dentro de los 30 días siguientes, la documentación que la soporta el hecho en los términos del artículo 1º de la Ley 1635 de 2013. Ver más artículos 66 y 67 – Estatuto de Personal
Proceso licencias e incapacidades nivel desconcentrado
En el nivel desconcentrado los procesos de licencias deberán ser comunicados y enviados los documentos al Gerente Departamental, quien deberá remitirlos previa radicación en Sigedoc a la Dirección del Gestión del Talento Humano.
En el nivel desconcentrado los procesos de licencias deberán ser comunicados y enviados los documentos al Gerente Departamental, quien deberá remitirlos previa radicación en Sigedoc a la Dirección del Gestión del Talento Humano.